Close

Кондор

Система обработки служебной корреспонденции

В своей работе многие городские, муниципальные, судебные службы, крупные производственные и коммерческие фирмы испытывают немалые трудности со входящей корреспонденцией, с исполнением поручений по тому или иному вопросу и контролем за проделываемой работой. По каждому вопросу необходимо дать ответ, принять то или иное решение, выделить под это средства и проследить, чтобы они попали по назначению, раздать необходимые поручения, определив исполнителей, проконтролировать их исполнение, а также проделать много другой нужной работы.

Решить, что же конкретно необходимо автоматизировать в этом вечном круговороте бумаг, было непростой задачей.  По своей идеологии и построению система весьма проста. Кроме всего прочего, из-за объема информации, который необходимо обрабатывать в данной системе, на нее налагаются весьма жесткие требования по скорости работы в сетях с большим количеством записей и базами данных объемом в несколько сотен тысяч записей (это несколько сот мегабайт). 

В решении этих проблем мы не ставили задачу простого хранения документов в текстовом виде, распределяя их по папкам, темам или прочим принципам.

В чем же заключается идеология построения данной системы?

Основой всего этого вечного движения является, естественно, какой-либо исходный документ, независимо пришел ли он извне или является документом для внутреннего использования. Кстати, в системе предусматривается несколько рабочих мест, где вносятся документы, разделенные по вышеуказанному признаку.

Все документы делятся на группы документов, например, по темам или другим принципам, смысловое наполнение которых определяет сама организация, использующая данную систему. Для сохранения этой информации и использования ее для выборки имеется специальный справочник. По группам документов также определяются права доступа пользователей системы. При регистрации документа фиксируются следующие признаки:

  • в чей адрес был направлен документ;
  • краткий текст этого документа;
  • реквизиты лиц подписавших этот документ (ФИО и название организации), при этом фиксируется и различаетсяпризнак того, является ли данное лицо работником организации куда был прислан документ.

Вся дальнейшая работа с данным документом строится на обрабатывании и своевременной фиксации всех работ и документов, связанных с исходным документом. Такими сопутствующими документами являются:

  • список сопроводительных писем;
  • список проектов поручений;
  • список поручений по документу;
  • список решений по документу, которые могут быть представлены как справки в дело или ответы в организацию,     приславшую исходный документ;
  • ответы из организаций, приславших исходный документ.

При составлении каких-либо поручений по данному документу фиксируются следующие признаки:

  • кто составлял;
  • кто подписал;
  • кто должен выполнить;
  • кто контролирует исполнителя.

Здесь стоит, пожалуй, заметить, что заносить полную информацию о содержании исходного документа, равно как и сопутствующих к нему документов совершенно не обязательно, так как, во-первых, это просто невозможно быстро прочитать и понять суть дела, во-вторых, в этом нет особой необходимости, так как существует бумажная копия или файловый список полных текстов, где всегда можно удовлетворить свое любопытство. Поэтому, при вводе информации самого исходного документа и сопутствующих к нему документов, необходимо описывать только суть.

Для работы с большим списком исходных документов используется механизм поиска его по номеру, контекстному содержанию исходного документа и прочим признакам. Несколько исходных документов со всеми сопутствующими документами могут быть связаны друг с другом, что позволяет работать сразу с несколькими документами.

Естественно, что для отслеживания операций по выполнению принятых решений необходима контрольная служба, которая также автоматизирована в данной системе.

На каждый исходный документ заводится список контрольных карточек, в которых фиксируются следующие показатели:

  • особые признаки, к которым относится личное указание какого-либо должностного лица, или решение правительственных или     вышестоящих органов;
  • решаемые вопросы, точнее к какой категории вопросов они относятся; 
  • вид контроля (строгий, слабый, и т.д.);
  • дата поступления документа и срок исполнения его;
  • кто подписал поручение, кто исполнял и кто контролировал;
  • состояние исполнения поручений;    
  • результат выполнения контролируемых работ;
  • признаки снятия с контроля (дата, кто снял, причина снятия).

Система позволяет формировать произвольные отчетные формы, так как в ней используется генератор отчетных форм.

«Кондор» как система автоматизации документооборота уже длительное время успешно функционирует. Стартовав в 1994 году, в 2007 году в системе продолжали работать сотрудники Московской Мэрии.


Перейти к верхней панели