Введение

Как известно, решение многих задач упрощается, если известен алгоритм, то есть последовательность шагов, выполнение каждого из которых приближает нас к поставленной цели. Поэтому сложную задачу автоматизации магазина можно разбить на шаги-этапы.

Процесс автоматизации магазина, как правило, проходит следующие этапы:

  1. Выбор формата торговли.

  2. Выбор оборудования.

  3. Подбор модульного состава «Гепарда».

  4. Привязка технологии «Гепарда» к технологии бизнеса заказчика.

  5. Внедрение программного комплекса «Гепард».

  6. Дальнейшее сопровождение и развитие программного комплекса.

Также необходимо определить схему локальной сети заказчика. Основным критерием для этого является будет ли выделенный сервер для хранения баз данных (схема 2) – наиболее надежная схема для сохранности баз,  либо данные будут храниться на отдельной рабочей станции (схема1):

Схема 1.

Схема 2.

Выбор формата торговли

Прежде всего, необходимо определить, в каком формате будет торговать магазин. Например:

  • Традиционный формат ("прилавочная" торговля);
  • Супермаркет (магазин самообслуживания);
  • Торговля по образцам (магазин - демонстрационный зал + склад);
  • Cash&Carry (магазин-склад);
  • Дискаунт (магазин самообслуживания с невысокими ценами за счет больших оборотов и предельно низких издержек).

Традиционный формат

 

Основной проблемой автоматизации "прилавочной" торговли является донесение информации об отобранном покупателем товаре до кассового аппарата:

  1. Кассовый аппарат находится на прилавке и продавец сам пробивает чек.
  2. Продавец выписывает "мягкий" чек на товар, покупатель передает чек кассиру, кассир пробивает по кассе все перечисленные в мягком чеке товары (кассовые аппараты располагаются в отдельных кабинках, носитель информации - "мягкий" чек).
  3. Продавец сканирует терминалом сбора данных (ТСД) все отобранные товары, а также специальную "карточку покупателя", покупатель передает карточку кассиру, кассир сканирует карточку покупателя, и кассовый аппарат автоматически формирует товарную часть чека (кассовые аппараты в отдельных кабинках, передача информации - карточка покупателя и терминал сбора данных).

Эти варианты, различаясь по размеру затрат на оборудования, по распределению функций и технологии работы, имеют свои плюсы и минусы. Здесь следует отметить следующее:

  • вариант размещения кассовых аппаратов непосредственно на прилавках является самым технологичным;
  • вариант использования "мягких чеков" является самым дешевым (но, с другой стороны, он может подойти только для магазинов с небольшим ассортиментом и низкой проходимостью;
  • вариант с использованием терминалов сбора данных является самым тяжелым в реализации.

Супермаркет

В супермаркете кассовые аппараты расположены на выходе из зала самообслуживания, что уменьшает потребность в кассовых аппаратах и увеличивает пропускную способность магазина.

В супермаркетах рациональнее всего использовать штриховое кодирование товара, которое резко ускоряет обслуживание покупателя в кассовом узле.

Торговля по образцам

При этом формате торговли торговый зал является, фактически, демонстрационным залом, в котором продавец-консультант, работая индивидуально с покупателем, помогает ему подобрать товар и оформляет заказ покупателя. Покупатель оплачивает заказ и получает отобранный и оплаченный товар на складе или в пункте выдачи, куда он поступает со склада.

При реализации данной схемы можно использовать ТСД.

Cash&Carry

При этом формате торговли максимум товара размещается в торговом зале в транспортной упаковке (в коробках на поддонах-паллетах). За счет этого достигается снижение затрат на отдельные склады и работы по выкладке товара. В остальном этот формат торговли мало отличается от магазина самообслуживания.

Дискаунт

Дискаунтам свойственна ориентация на снижение всех затрат, включая оформление торгового зала и операционные издержки. За счет этого им удается снижать цены и, соответственно, повышать оборот. Успешнее всего дискаунты работают в составе торговых сетей.

Технологически дискаунты похожи на Cash&Carry, но количество персонала и уровень сервиса сведены к минимуму, а все управленческие и коммерческие функции вынесены в центральный офис.

Выбор оборудования

Выбор электронного торгового оборудования зависит от формата торговли. Но в любом случае необходимо принять решение по выбору:

  • кассовых аппаратов;
  • сканеров штрих-кодов;
  • принтеров штрих-кодов;
  • терминалов сбора данных;
  • весов.

Кассовые аппараты

Для розничной торговли можно использовать:

  • электронные кассовые аппараты (ECR);
  • компьютерные кассы (POS);
  • фискальные регистраторы.

Электронные кассовые аппараты являются самыми дешевыми, но у них меньший объем функций, они менее гибки и, как правило, имеют ограничения по количеству хранимых в памяти товарных позиций.

Компьютерные кассы сочетают функциональную наполненность, гибкость и мощь профессионального решения. Именно их следует использовать в магазинах с большим ассортиментом и высокой проходимостью.

Фискальные регистраторы могут подключаться к любому компьютеру и любому программному комплексу.

Необходимо также учитывать конструкцию корпуса кассовых аппаратов. С этой позиции можно различать:

  • моноблочные кассовые аппараты;
  • модульные кассовые аппараты;
  • дисперсные кассовые аппараты.

Моноблочные кассовые аппараты поставляются в едином корпусе, объединяющем все основные его узлы: клавиатура, монитор кассира, чековый принтер, дисплей для покупателя.

В модульных кассовых аппаратах эти узлы заключены в самостоятельные корпуса. Такая компоновка позволяет более свободно размещать составные части кассового аппарата на кассовом столе.

Дисперсные кассовые аппараты похожи на модульные. Но их конструктивные особенности позволяют полностью реализовать концепцию "Front-Facing", когда все узлы кассового аппарата размещаются строго между кассиром и покупателем.

Концепция "Front-Facing" вкупе с производительным чековым принтером и сканером позволяет максимизировать пропускную способность расчетно-кассового узла.

Чековые принтеры

По методу вывода информации на чековую ленту различают матричные принтеры и термопринтеры.

Основные характеристики:

  • Скорость печати у термопринтера до 40 строк в секунду, у матричного - 2-4 строки в секунду.
  • Замена чековой ленты у термопринтера простая, а у матричного - сложная.
  • Расходные материалы: для термопринтера нужна только бумажная чековая лента, для матричного - бумажная чековая лента и картридж с красящей лентой.
  • Чек, отпечатанный на термопринтере, не долговечен – со временем информация на нем бледнеет. Чек, отпечатанный на матричном принтере, может храниться долгое время, что удобно при продаже товара с большим гарантийным сроком.

Сканеры штрих-кодов

Из всего разнообразия сканеров выделим:

  • CCD-сканеры;
  • ручные лазерные сканеры;
  • стационарные многоплоскостные лазерные сканеры.

CCD-сканеры дешевы, и их можно рекомендовать для магазинов со скромным бюджетом.

Ручные лазерные сканеры несколько дороже, но обладают большей дальностью и надежностью считывания. Но для считывания штрих-кода надо потратить время на то, чтобы взять сканер в руки, поэтому их можно рекомендовать для складов и магазинов с невысокой проходимостью.

Стационарные многоплоскостные лазерные сканеры лишены этого недостатка. Более того, они не требуют строго параллельной ориентации штрих-кода относительно сканера, что позволяет рекомендовать их для магазинов с высокой проходимостью.

Принтеры штрих-кодов.

Выбирая принтер штрих-кодов, необходимо, прежде всего, ориентироваться на следующие показатели:

  • ресурс печати (максимальное количество печатаемых этикеток в месяц);
  • объем памяти принтера (определяет максимальное количество этикеток, печатаемых за один раз);
  • производительность принтера (скорость печати);
  • термопечать или термотрансферная.

В зависимости от способа нанесения этикеток на товар и территориального расположения подразделений, необходимо решить, поставить ли один высокопроизводительный принтер на все подразделения, или по небольшому принтеру в каждое подразделение.

Термоэтикетка отличается от термотрансферной своей недолговечностью, тем самым со временем потерей качества считывания штрих-кода.

Терминалы сбора данных (ТСД)

Терминалы сбора данных представляет собой портативное устройство, оборудованное встроенным или подключаемым сканером штрих-кодов. Терминалы сбора данных могут сохранять в своей памяти разнообразную информацию по товару и обмениваться данными с информационной системой.

Терминалы сбора данных удобно использовать для проведения инвентаризации. Для этого нужно просто просканировать весь товар (вводя, при необходимости, количество товара), передать собранные данные в информационную систему, и инвентаризация готова. Технология использования терминалов сбора данных позволяет не закрывать магазин на учет, проводя инвентаризацию "на ходу".

Кроме этого, с помощью ТСД удобно осуществлять приход товара с транспорта (контроль фактического прихода для сверки с накладными) и отпуск товара, с последующим автоматическим вводом в информационную систему.

Весы

Планируя продажи весового товара, необходимо определить способ подключения весов. Их два:

  1. подключить весы непосредственно к кассовому аппарату;
  2. установить весы, снабженные встроенным принтером штрих-кодов, в зале.

Первый способ несколько проще, но заставляет взвешивать товар в процессе оплаты, что может привести к образованию очередей к кассам. Поэтому подключение весов к кассовым аппаратам не рекомендуется для магазинов с высокой проходимостью.

Второй способ позволяет разделить взвешивание товара и его оплату. Но для этого весы нужно соединить с информационной системой, которая будет загружать в весы номенклатуру весовых товаров.

Подбор модульного состава «Гепарда».

При подборе модульного состава, необходимо обратить внимание на технологические процессы на рабочих местах в магазине, рассказать о характеристиках «Гепарда».

Характеристики «Гепарда»

Одними из важнейших характеристик Гепарда являются:

  • гибкость, способность перестраиваться под специфические особенности технологии бизнеса;
  • развиваемость, способность изменять свою функциональность с течением времени;
  • адекватность и функциональная полнота, наличие той совокупности функциональных возможностей, которая удовлетворяет ваши потребности;
  • оперативность, способность быстро обрабатывать информацию;
  • максимальная независимость от разработчиков, возможность настраивать и развивать систему своими силами;
  • надежность и безопасность.

Особенности и возможности нашей фирмы

  • обладаем достаточным опытом и знаниями;
  • рассматриваем взаимоотношения с клиентами не как акт купли-продажи, а как партнерские отношения по решению их проблем;
  • способны работать оперативно и качественно;
  • можем обеспечить достаточный уровень поддержки.

Привязка технологии «Гепарда» к технологии бизнеса заказчика.

Управление в условиях автоматизации и управление без информационной системы имеют существенные отличия. Суть этих отличий заключается в том, что сама по себе информационная система не приведет компанию заказчика к успеху и не решит всех проблем. Необходима тесная увязка технологии программы и технологии управления бизнесом. Более того, для достижения стратегического успеха эта увязка должна существовать в течение длительного времени и независимо от того, насколько изменяется бизнес и представление заказчика об эффективном его управлении.

Чтобы такая увязка сложилась необходимо провести определенные работы, изменяя программный комплекс и переходя на более эффективные методы управления бизнесом. Конечной целью таких работ будет создание целостной системы управления предприятием, неотъемлемой - но не единственной - частью которой является наш программный комплекс. Естественно, для этого наряду с гибкостью «Гепарда», заказчик должен быть готов к инновациям в управлении.

Этап взаимной притирки программного комплекса и управления бизнесом имеет смысл начинать с крупномасштабных закупок оборудования.

При выборе оборудования, обратите внимание на его совместимость с комплексом «Гепард».

Кроме того, можно предусмотреть возможность поэтапного приобретения и внедрения.

Внедрение программного комплекса "Гепард".

Внедрение программного комплекса может происходить двумя путями:

  • все сразу;
  • постепенно.

Первый вариант, при всей его привлекательности, для крупных предприятий мало реален. Причем источник такой оценки лежит не в нашей неспособности сразу внедрить все функции «Гепарда», а скорее в невозможности самого предприятия-заказчика полноценно выполнить свою часть работы по постановке задачи и вводу справочников и первичной информации.

Поэтому, необходимо планировать поэтапное внедрение. Этапы можно определить в следующих вариантах:

1. Функциональные этапы.

  • вначале запускаются только самые необходимые функции;
  • затем функциональное наполнение программного комплекса расширяется.

2. Этапы по подразделениям.

  • вначале автоматизируется одно из подразделений;
  • затем, по отработанной схеме, подключаются по очереди следующие.

Кроме того, планируя внедрение, необходимо оптимизировать затраты заказчика и сроки, эффективно распределив обязанности и ответственность между нашей фирмой и специалистами заказчика. Что, при достаточно открытом программном комплексе, возможно обеспечивать определенный уровень независимости предприятия-заказчика от нашего участия. Иными словами, заказчик имеет возможность самостоятельно проводить часть работ по настройке «Гепарда». Такая возможность необходима для заказчиков, по следующим обоснованиям:

  • собственный специалист лучше знает свое предприятие;
  • собственного специалиста проще контролировать по срокам и результату;
  • собственный специалист обходится дешевле.

Помимо этого, рассчитывая на свои силы, заказчик меньше зависит от нашей фирмы.

Оборотной стороной опоры на собственные силы является необходимость иметь в штате заказчика квалифицированных специалистов.

Дальнейшее сопровождение и развитие программного комплекса.

Любая информационная система (кроме, наверное, очень жестких систем) требует поддержки квалифицированным персоналом. Заказчик может:

  • полностью взять поддержку на себя, экономя на платежах нашей фирме;
  • взять на себя оперативную поддержку, обращаясь к нам по сложным вопросам;
  • полностью поручить нашей фирме поддержку программного комплекса (т.н. "аутсорсинг"), экономя на персонале.

Выбор зависит от приоритетов заказчика.

Неразвивающаяся информационная система через некоторое время безнадежно устареет и ее нужно будет заменить. Стратегически это невыгодно для клиента. Поэтому он заранее должен спланировать, как будет развиваться информационная система в ходе эксплуатации, и кто будет выполнять соответствующие работы. Здесь выбор тот же:

  • развивать систему самостоятельно;
  • простые вещи делать самому, а за сложными доработками обращаться к нам;
  • все поручить нашей фирме;
  • переходить на новые версии «Гепарда».

Безусловно, заказчик должен быть убежден, что программный комплекс способен к развитию.